Informativa privacy contrattuale

IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

uBroker S.p.A., in qualità di Titolare del Trattamento dei dati, ai sensi degli Artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali – GDPR n. 2016/679, informa sul trattamento dei suoi dati personali e garantisce la sicurezza, la riservatezza e la protezione dei dati personali di cui è in possesso, in qualsiasi fase del processo di trattamento degli stessi.

Titolare del Trattamento. Titolare del trattamento è la società uBroker S.p.A. CF. e P. IVA 11101970017 con sede legale in viale Abruzzi 94 – 20131 Milano e sede operativa in via Italia, 61 – 10093 – Collegno (TO).

Responsabile della protezione dei dati / Data Protection Officer (DPO). uBroker ha nominato il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) o Data Protection Officer (DPO), soggetto indipendente e imparziale a tutela dei dati personali detenuti dall’azienda.

Contatti. Per contattare il Titolare del Trattamento e il DPO: Indirizzo: via Italia, 61 – 10093 – Collegno (TO). E-mail: privacy@ubroker.it

Categoria di interessati. Ai fini della presente informativa si ritengono dati personali quelli relativi alle persone fisiche intese come soggetti che operano in nome proprio oppure in nome e per conto di imprese clienti, professionisti, ditte individuali e potenziali clienti.

Fonte dei dati. I dati personali sono raccolti da dipendenti ed incaricati alla vendita di uBroker in occasione di:

· Contatti telefonici o commerciali;

· Contatti ottenuti da incaricati alla vendita diretta;

· Offerte pervenute via telefono, e-mail, o altro mezzo;

· Sottoscrizione di contratto di fornitura;

· Trasmissioni e transazioni che si realizzano durante il periodo di fornitura/contrattuale.

Finalità e base giuridica dei trattamenti. I dati personali sono trattati per le finalità connesse alla presa di contatto e alla gestione del rapporto contrattuale di fornitura di prodotti e servizi dalla negoziazione fino alla cessazione di esso, nonché per ottemperare agli adempimenti ed agli obblighi amministrativi, doganali, di legge o fiscali inerenti ai servizi e/o prodotti acquistati. In aggiunta, i predetti dati sono utilizzati per compiere tutte le attività a queste strumentali e accessorie e comunque necessarie al perseguimento delle finalità dette (la registrazione, l’archiviazione dei dati, la consultazione etc.). Più in particolare i dati di cui sopra saranno trattati da uBroker, per le seguenti finalità e basi giuridiche:

1. Presa di contatto, formalizzazione e successiva gestione del contratto di fornitura e delle relative fatture. Ivi compresa la gestione della contabilità, l’amministrazione, i flussi finanziari e la tesoreria. Per l’esecuzione di misure contrattuali o precontrattuali Art. 6 1) b) GDPR.

2. Controllare la solvibilità del potenziale cliente e dell’eventuale intestatario che si farà carico del pagamento delle fatture per conto dell’intestatario del contratto. Per l’esecuzione di un obbligo legale Art. 6 1) c) GDPR.

3. Fornire l’assistenza richiesta dal cliente tramite l’help desk su tematiche relative al contratto, come la pianificazione degli interventi, l’evasione degli ordini e il controllo delle forniture e delle relative fatture. Per l’esecuzione di misure contrattuali Art. 6 1) b) GDPR.

4. Gestire gli adempimenti di natura contabile, civilistica, fiscale, doganale, previsti da leggi, regolamenti, norme e direttive comunitarie ed extracomunitarie. Per l’esecuzione di un obbligo legale Art. 6 1) c) GDPR.

5. Prevenire possibili frodi, insolvenze o inadempienze attraverso il controllo delle informazioni in nostro possesso anche tramite contatti telefonici. Sulla base del legittimo interesse del titolare Art. 6 1) f) GDPR.

6. Prevenire e gestire possibili reclami, contenziosi, effettuare recupero del credito, operare cessione del credito, gestire il valido recesso del contratto di fornitura tramite conferma telefonica e adire le vie legali a tutela della società. Sulla base del legittimo interesse del titolare Art. 6 1) f) GDPR.

7. Assicurare il buon funzionamento e la sicurezza delle applicazioni digitali a supporto del contratto. Sulla base del legittimo interesse del titolare Art. 6 1) f) GDPR.

8. Rispondere a specifiche richieste del cliente con l’invio del materiale tecnico e/o informativo e di aggiornamento relativo ai servizi acquistati e ad altre comunicazioni. Sulla base del legittimo interesse del titolare Art. 6 1) f) GDPR.

9. Inviare, indagini di customer satisfaction tramite strumenti automatizzati e non, al fine di analizzare le abitudini di consumo e di verificare il grado di soddisfazione del servizio, allo scopo di migliorare i prodotti e i servizi oggetto del contratto e formulare nuove soluzioni commerciali in linea con le necessità e le abitudini di consumo del cliente. Sulla base del consenso Art. 6 1) a) GDPR.

10. Registrare le conversazioni telefoniche effettuate nel quadro delle indagini di customer satisfaction, al fine di effettuare analisi interne sul livello di gradimento del servizio di assistenza clienti e migliorare la qualità complessiva del supporto offerto. Tale trattamento viene effettuato previo consenso dell’interessato, espresso al momento dell’interazione con l’operatore telefonico, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR.

11. Comunicare ai clienti, tramite strumenti automatizzati e non, informazioni relative al contratto, allo sviluppo dei servizi offerti, alle novità e ad altre opportunità tecniche e commerciali, sulla base del consenso espresso ai sensi dell’Art. 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR.

12. Comunicare i dati di contatto a società facenti parte del Gruppo uBroker operanti nello stesso settore di attività, per finalità di marketing. Sulla base del consenso Art. 6 1) a) GDPR.

Durata del trattamento e conservazione dei dati. I suoi dati personali saranno conservati per il solo tempo necessario al conseguimento delle finalità del trattamento sopra indicate, nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità. In particolare, i suoi Dati Personali saranno conservati fintanto che sussista il rapporto contrattuale con uBroker ed in ogni caso per finalità di contabilità e fiscale 10 anni dal momento della conclusione del rapporto negoziale/contrattuale, fatta salva l’eventuale conservazione degli stessi per un periodo ulteriore laddove necessaria ai fini della gestione di azioni giudiziali in corso e all’adempimento di specifici obblighi di legge. I dati conferiti per la finalità di cui al punto 9 saranno conservati per il tempo necessario alla persecuzione della specifica finalità e comunque non oltre 12 mesi dalla loro raccolta, salvo revoca di esso.

 

Con riguardo alla finalità di cui al punto 10, le chiamate potranno essere registrate previo consenso dell’interessato espresso al momento dell’interazione con l’operatore telefonico e saranno conservate per un periodo di 90 giorni decorrenti dalla loro acquisizione.

 

I dati conferiti per finalità di cui ai punti 9, 11 e 12 saranno conservati per tutta la durata del contratto e per un periodo ulteriore di 12 mesi, salvo revoca del consenso

 

Consenso. Ai sensi dell’Art. 6 del GDPR n. 679/2016, il conferimento del consenso è necessario per le finalità dei trattamenti 9, 11 e 12 sopra citati. Il consenso è libero, specifico e facoltativo per ogni finalità sopra menzionata e si trova in calce al frontespizio del contratto di fornitura. Lei potrà liberamente accettare o negare il proprio consenso senza pregiudicare il perfezionamento del contratto.

Con riferimento alle registrazioni delle telefonate il consenso è prestato dall’interessato al momento dell’interazione con l’operatore telefonico.

Revoca del consenso. Ai sensi dell’art. 7 comma 3 del GDPR Lei ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento senza motivazione. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Per revocare il consenso è invitata a seguire le modalità indicate nel paragrafo “Modalità di esercizio dei diritti”.

Modalità del trattamento. I trattamenti dei dati potranno essere effettuati sia con mezzi cartacei, sia con mezzi e strumenti automatizzati, ubicati in Italia o all’estero, presso la sede di uBroker o presso le sedi di altri soggetti formalmente autorizzati al trattamento. Le suddette modalità sono svolte in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati trattati, con l’adozione di misure di sicurezza adeguate ai sensi dell’Art. 32 del GDPR.

Soggetti che effettuano il trattamento. Dipendenti, collaboratori interni o esterni autorizzati sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, società esterne incaricate al trattamento da parte del Titolare. Pertanto, essi hanno diritto a conoscere e trattare i dati raccolti, nei limiti delle loro prestazioni ed in conformità alle istruzioni impartite da uBroker e dalla legge.

Ambito di comunicazione dei dati. Il trattamento è svolto direttamente dall’organizzazione del Titolare tramite soggetti opportunamente designati e istruiti che agiranno in veste di incaricati, nonché da imprese esterne che svolgono servizi di varia natura per conto della società, per quanto strettamente necessario. A titolo esemplificativo e non esaustivo:

· Consulenti, professionisti ed intermediari;

· Banche, istituti di credito e Poste italiane;

· Soggetti dell’amministrazione pubblica e finanziaria;

· Società di consulenza e manutenzione informatica;

· Società appartenenti allo stesso gruppo societario;

· Agenzie di comunicazione e marketing;

· Studi legali per il contenzioso e il recupero del credito;

· Altri eventuali fornitori di beni e servizi;

· Autorità pubblica e forze dell’ordine in caso di loro richiesta legittima di accesso ai dati.

 

L’elenco dei soggetti o delle categorie dei soggetti a cui i dati potranno essere comunicati è disponibile inoltrando richiesta all’indirizzo privacy@ubroker.it.

Ambito di diffusione dei dati. I dati personali trattati non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati; tuttavia, ai fini della gestione del contratto, uBroker potrà trasmettere i dati dei propri clienti alle altre società facenti parte dello stesso Gruppo societario.

Trasferimento dei dati. Nell’ambito delle finalità sopra indicate i dati personali sono trattati sul territorio italiano. Per quanto riguarda alcune delle attività informatiche, uBroker si avvale di società specializzate con sede anche all’estero. In caso di trasferimento di dati verso Paesi non appartenenti all’Unione Europea, il trattamento avverrà sulla base di garanzie adeguate.

Diritti dell’Interessato. Lei potrà in qualsiasi momento esercitare nei confronti del Titolare i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del Regolamento, ricorrendone i presupposti, tra cui:

· Il diritto di accesso ai dati personali che la riguardano;

· Il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso da Lei prestato in relazione alle finalità del trattamento;

· Il diritto di ottenere la rettifica, la cancellazione dei dati personali, la limitazione e l’opposizione al trattamento, la portabilità dei dati personali.

Inoltre, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante ex Art. 77 del GDPR o ricorso dinnanzi all’Autorità giudiziaria.

Modalità di esercizio dei diritti. Nell’eventualità in cui Lei voglia esercitare i suddetti diritti, oppure voglia ricevere ulteriori chiarimenti in merito al trattamento dei suoi dati personali, potrà scrivere al Titolare del trattamento all’indirizzo mail: privacy@ubroker.it oppure all’indirizzo postale via Italia, 61 – 10093 – Collegno (TO), specificando l’oggetto della sua richiesta e il diritto che intende esercitar