Informativa privacy contrattuale

INFORMATIVA PRIVACY CONTRATTUALE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL GDPR

uBroker S.p.A., in qualità di Titolare del Trattamento dei dati, ai sensi degli Artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali – GDPR n. 2016/679, informa sul trattamento dei dati personali e garantisce la sicurezza, la riservatezza e la protezione dei dati personali di cui è in possesso, in qualsiasi fase del processo di trattamento degli stessi.

Titolare del trattamento è la società uBroker S.p.A. CF. e P. IVA 11101970017 con sede legale in viale Abruzzi 94 – 20131 Milano e sede operativa in via Italia, 61 – 10093 – Collegno (TO).

1. Titolare del Trattamento

Titolare del trattamento è la società uBroker S.p.A. CF. e P. IVA 11101970017 con sede legale in viale Abruzzi 94 – 20131 Milano e sede operativa in via Italia, 61 – 10093 – Collegno (TO).

2. Responsabile della protezione dei dati / Data Protection Officer (DPO)

uBroker ha nominato il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) o Data Protection Officer (DPO), soggetto indipendente e imparziale a tutela dei dati personali detenuti dall’azienda.

3. Contatti

Per contattare il Titolare del Trattamento e il DPO:

• Indirizzo: via Italia, 61 – 10093 – Collegno (TO)
• E-mail: privacy@ubroker.it

4. Categorie di interessati, dati personali trattati e modalità di raccolta

Ai fini della presente informativa si ritengono dati personali quelli relativi alle persone fisiche intese come soggetti che operano in nome proprio oppure in nome e per conto di imprese clienti, professionisti, ditte individuali e potenziali clienti.

Rientrano inoltre tra gli interessati i soggetti terzi che, pur non essendo intestatari del contratto di fornitura, risultano coinvolti a vario titolo nel rapporto contrattuale, ad esempio in qualità di assuntori di pagamento o contatti di riferimento.

Il trattamento dei dati di tali soggetti terzi è limitato alle sole finalità di gestione delle comunicazioni o dei pagamenti o degli adempimenti amministrativi connessi al contratto.

In particolare, uBroker può trattare, in relazione a questi soggetti, le seguenti categorie di dati personali:

a. Dati dei clienti intestatari del contratto

• Dati anagrafici: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale;
• Dati di contatto: indirizzo di residenza, telefono, e-mail;
• Dati contrattuali: POD, PDR, durata e condizioni contrattuali;
• Dati di consumo: storico dei consumi, andamento della fornitura, misurazioni automatiche;
• Dati di pagamento e bancari: codice IBAN o altro strumento di pagamento utilizzato, esiti dei pagamenti, storicità delle fatture e delle transazioni.
• Dati particolari (Art. 9 GDPR): qualora l’Interessato richieda di beneficiare di specifiche tutele o agevolazioni previsti dalla normativa di settore, il Titolare potrà trattare dati relativi allo stato di salute, quali la documentazione o certificazione sanitaria eventualmente fornita dall’Interessato.

b. Dati dei soggetti terzi assuntori di pagamento o contatti di riferimento (se diversi dal cliente)

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, codice fiscale, e-mail e/o telefono;
• Dati di pagamento e bancari: codice IBAN o altro strumento di pagamento utilizzato, esiti dei pagamenti, storicità delle fatture e delle transazioni.

5. Fonte dei dati

I dati personali oggetto di trattamento sono raccolti direttamente presso l’interessato o acquisiti da fonti esterne, secondo le modalità di seguito specificate:

Raccolta diretta presso l’interessato

I dati sono forniti a dipendenti ed incaricati alla vendita in occasione di:

• Contatti telefonici o commerciali;
• Interazioni con incaricati alla vendita diretta;
• Richieste di offerta pervenute via telefono, e-mail o altri canali di comunicazione;
• Sottoscrizione del contratto di fornitura;
• Comunicazioni e transazioni effettuate nel corso dell’intera durata del rapporto contrattuale.

Raccolta presso soggetti terzi o fonti esterne

Per finalità connesse all’esecuzione del contratto e alla tutela del credito, i dati possono essere acquisiti da:

• Soggetti istituzionali e operatori del settore (SII e Distributori): i dati tecnici relativi ai punti di prelievo (POD/PDR), i flussi di misura e le anagrafiche necessarie sono acquisiti tramite il Sistema Informativo Integrato (SII) e i Distributori territorialmente competenti, ai fini della gestione operativa, della fatturazione e del corretto adempimento delle prestazioni contrattuali.

6. Finalità e base giuridica dei trattamenti

I dati personali sono trattati per le finalità connesse alla presa di contatto e alla gestione del rapporto contrattuale di fornitura di prodotti e servizi dalla negoziazione fino alla cessazione di esso, nonché per ottemperare agli adempimenti ed agli obblighi amministrativi, doganali, di legge o fiscali inerenti ai servizi e/o prodotti acquistati.

In aggiunta, i predetti dati sono utilizzati per compiere tutte le attività a queste strumentali e accessorie e comunque necessarie al perseguimento delle finalità dette (la registrazione, l’archiviazione dei dati, la consultazione etc.).

Più in particolare i dati di cui sopra saranno trattati da uBroker, per le seguenti finalità e basi giuridiche:

N.	Finalità	Base giuridica
1	Presa di contatto, formalizzazione e successiva gestione del contratto di fornitura e delle relative fatture. Ivi compresa la gestione della contabilità, l’amministrazione, i flussi finanziari e la tesoreria	Esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR)
2	Verificare la solvibilità e l’affidabilità economico-finanziaria del potenziale cliente e dell’eventuale assuntore di pagamento, prima o durante il rapporto contrattuale, al fine di prevenire il rischio di insolvenza. Tale verifica potrà essere effettuata anche mediante consultazione di banche dati pubbliche e private, nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali	Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR)
3	Fornire l’assistenza richiesta dal cliente tramite l’help desk su tematiche relative al contratto, come la pianificazione degli interventi, l’evasione degli ordini e il controllo delle forniture e delle relative fatture	Esecuzione di misure contrattuali (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR)
4	Gestire gli adempimenti di natura contabile, civilistica, fiscale, doganale, previsti da leggi, regolamenti, norme e direttive comunitarie ed extracomunitarie.	Adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR)
5	Prevenire possibili frodi, insolvenze o inadempienze attraverso il controllo delle informazioni in nostro possesso anche tramite contatti telefonici	Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR)
6	Prevenire e gestire possibili reclami, contenziosi, effettuare recupero del credito, operare cessione del credito, gestire il valido recesso del contratto di fornitura e adire le vie legali a tutela della società.	Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR)
7	Assicurare il buon funzionamento e la sicurezza delle applicazioni digitali a supporto del contratto.	Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR)
8	Rispondere a specifiche richieste del cliente con l’invio del materiale tecnico e/o informativo e di aggiornamento relativo ai servizi acquistati e ad altre comunicazioni.	Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR)
9	Analizzare, tramite strumenti automatizzati e non, le abitudini e le preferenze di consumo (c.d. profilazione) al fine di proporre prodotti, servizi e soluzioni commerciali sempre più in linea con le esigenze del cliente.	Consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR)
10	Registrare le conversazioni telefoniche effettuate nel quadro delle indagini di customer satisfaction, al fine di effettuare analisi interne sul livello di gradimento del servizio di assistenza clienti e migliorare la qualità complessiva del supporto offerto.	Consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR)
11	Comunicare ai clienti, tramite strumenti automatizzati e non, informazioni relative al contratto, allo sviluppo dei servizi offerti, alle novità e ad altre opportunità tecniche e commerciali.	Consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR)
12	Comunicare i dati di contatto dei clienti a società facenti parte del Gruppo uBroker operanti nello stesso settore di attività, per finalità di marketing.	Consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR)
13	Verificare l’effettiva volontà di recesso dal contratto di fornitura ricevuto, tramite un contatto telefonico in ottica di controllo e di tutela delle decisioni prese.	Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR)
14	Rilevare il grado di soddisfazione della clientela, anche tramite questionari inviati via e-mail o altri canali di comunicazione. I dati raccolti sono trattati esclusivamente per migliorare la qualità dei servizi, l’efficienza operativa e l’esperienza del cliente. A tal fine, i clienti possono essere ricontattati per gestire eventuali criticità segnalate o per approfondire i feedback positivi ricevuti al fine di ottimizzare i processi aziendali, senza svolgere alcuna attività di marketing o promozionale.	Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR)
15	Gestire le richieste dell’Interessato volte all’accesso a specifiche tutele o agevolazioni previsti dalla normativa di settore, esclusivamente ai fini della verifica dei requisiti e dell’adempimento degli obblighi connessi alla gestione della fornitura.	Adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c) e Art. 9 2) b) e g) GDPR)

7. Durata del trattamento e conservazione dei dati

I dati personali, compresi i dati particolari eventualmente trattati, saranno conservati per il solo tempo necessario al conseguimento delle finalità del trattamento sopra indicate, nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità.

In particolare:

• I Dati Personali saranno conservati fintanto che sussista il rapporto contrattuale con uBroker ed in ogni caso per finalità di contabilità e fiscale 10 anni dal momento della conclusione del rapporto negoziale/contrattuale, fatta salva l’eventuale conservazione degli stessi per un periodo ulteriore laddove necessaria ai fini della gestione di azioni giudiziali in corso e all’adempimento di specifici obblighi di legge.
• I dati conferiti per finalità di cui ai punti 9, 11 e 12 saranno conservati per tutta la durata del contratto e per un periodo ulteriore di 12 mesi, salvo revoca del consenso.
• I dati relativi alla registrazione delle chiamate, trattati per le finalità di cui al punto 10, saranno conservati per un periodo di 90 giorni decorrenti dalla loro acquisizione.
• I dati trattati per la verifica della solvibilità, come indicato al punto 2, saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla valutazione del rischio.

8. Consenso

Ai sensi dell’Art. 6 del GDPR n. 679/2016, il conferimento del consenso è necessario per le finalità dei trattamenti 9, 11 e 12 sopra citati. Il consenso è libero, specifico e facoltativo per ogni finalità sopra menzionata e si trova in calce al frontespizio del contratto di fornitura. L’interessato potrà liberamente accettare o negare il proprio consenso senza pregiudicare il perfezionamento del contratto.

Con riferimento alle registrazioni delle telefonate il consenso è prestato dall’interessato al momento dell’interazione con l’operatore telefonico.

Il trattamento dei dati particolari (Art. 9 GDPR) non richiede il consenso dell’Interessato e viene effettuato unicamente per ottemperare a obblighi di legge o regolamentari e per rispondere a eventuali richieste dell’Interessato relative a specifiche tutele o agevolazioni.

9. Revoca del consenso

Ai sensi dell’art. 7 comma 3 del GDPR l’interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento senza motivazione. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Per revocare il consenso è invitata a seguire le modalità indicate nel paragrafo “Modalità di esercizio dei diritti”.

10. Modalità del trattamento

I trattamenti dei dati potranno essere effettuati sia con mezzi cartacei, sia con mezzi e strumenti automatizzati, ubicati in Italia o all’estero, presso la sede di uBroker o presso le sedi di altri soggetti formalmente autorizzati al trattamento. Le suddette modalità sono svolte in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati trattati, con l’adozione di misure di sicurezza adeguate ai sensi dell’Art. 32 del GDPR.

11. Soggetti che effettuano il trattamento

Dipendenti, collaboratori interni o esterni autorizzati sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, società esterne incaricate al trattamento da parte del Titolare. Pertanto, essi hanno diritto a conoscere e trattare i dati raccolti, nei limiti delle loro prestazioni ed in conformità alle istruzioni impartite da uBroker e dalla legge.

12. Ambito di comunicazione dei dati

Il trattamento è svolto direttamente dall’organizzazione del Titolare tramite soggetti opportunamente designati e istruiti che agiranno in veste di incaricati, nonché da soggetti esterni formalmente designati quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, incaricati di svolgere attività per conto del Titolare, per quanto strettamente necessario.

A titolo esemplificativo e non esaustivo:

• Consulenti, professionisti ed intermediari;
• Banche, istituti di credito e Poste italiane;
• Soggetti dell’amministrazione pubblica e finanziaria;
• Società di consulenza e manutenzione informatica;
• Società appartenenti allo stesso gruppo societario;
• Agenzie di comunicazione e marketing;
• Studi legali per il contenzioso e il recupero del credito;
• Altri eventuali fornitori di beni e servizi;
• Autorità pubblica e forze dell’ordine in caso di loro richiesta legittima di accesso ai dati.

L’elenco dei soggetti o delle categorie dei soggetti a cui i dati potranno essere comunicati è disponibile inoltrando richiesta all’indirizzo privacy@ubroker.it.

13. Ambito di diffusione dei dati

I dati personali trattati non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati; tuttavia, ai fini della gestione del contratto, uBroker potrà trasmettere i dati dei propri clienti alle altre società facenti parte dello stesso Gruppo societario.

14. Trasferimento dei dati

Nell’ambito delle finalità sopra indicate i dati personali sono trattati sul territorio italiano. Per quanto riguarda alcune delle attività informatiche, uBroker si avvale di società specializzate con sede anche all’estero. In caso di trasferimento di dati verso Paesi non appartenenti all’Unione Europea, il trattamento avverrà sulla base di garanzie adeguate.

15. Diritti dell’Interessato

L’interessato in ogni momento potrà ottenere dal Titolare del Trattamento, ricorrendone i presupposti, l’accesso ai dati personali che la riguardano, la loro rettifica, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento (artt. 15 ss. GDPR). Se ha fornito il consenso al trattamento delle informazioni potrà revocarlo in qualsiasi momento.

Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferibili così effettuato avvenga in violazione di quanto previsto dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali, hanno il diritto di proporre reclamo al Garante ex art. 77 GDPR (https://www.garanteprivacy.it/reclamo) o ricorso dinanzi all’autorità giudiziaria (art. 79 GDPR e art. 140-bis Codice Privacy).

16. Modalità di esercizio dei diritti

Per esercitare uno o più dei diritti sopra indicati, o per richiedere ulteriori informazioni riguardo al trattamento dei propri dati personali, l’Interessato può contattare il Titolare del trattamento scrivendo all’indirizzo e-mail: privacy@ubroker.it oppure all’indirizzo postale via Italia, 61 – 10093 – Collegno (TO), specificando nell’oggetto della comunicazione la dicitura “Richiesta esercizio diritti privacy” e il diritto che si intende esercitare o la richiesta da inoltrare.

uBroker S.p.A.

www.ubroker.it

Informativa aggiornata al 20 aprile 2026